Phong bì không chỉ là vật dụng bảo vệ tài liệu mà còn là ấn phẩm thể hiện sự chuyên nghiệp của doanh nghiệp. Việc lựa chọn đúng kích thước phong bì như A4, A5, A6 hay các loại khác giúp tiết kiệm chi phí, dễ dàng lưu trữ và tạo ấn tượng tốt trong giao dịch. Bài viết này In An Anh sẽ giới thiệu chi tiết các kích thước phong bì thông dụng và cách ứng dụng hiệu quả trong công việc.
Kích thước phong bì tiêu chuẩn
Trong in ấn văn phòng, việc lựa chọn đúng kích thước phong bì không chỉ giúp bảo vệ tài liệu bên trong mà còn thể hiện sự chuyên nghiệp của doanh nghiệp.
Kích thước bao thư chuẩn A4, A5, A6
Các kích thước phong bì phổ biến hiện nay gồm A4, A5, A6, cụ thể như sau:
Phong bì A4 (bao thư cỡ lớn)
Phong bì A4 là loại có kích thước lớn, thường dùng để đựng tài liệu khổ A4 như hợp đồng, hồ sơ, catalogue hay brochure. A4 là bao thư kích thước 340mm x 250mm, nắp gấp khoảng 35mm. Loại bao thư này tạo cảm giác chuyên nghiệp, lịch sự và thường được dùng trong các giao dịch quan trọng tại công ty. Tuy nhiên, do kích thước lớn, chi phí in ấn và vận chuyển phong bì A4 thường cao hơn so với các loại nhỏ hơn.
Phong bì A5 (bao thư trung)
Phong bì A5 có kích thước trung bình, gọn nhẹ và tiết kiệm chi phí in ấn. Kích thước chuẩn là 230mm x 160mm, nắp gấp khoảng 30mm. Đây là lựa chọn phổ biến để đựng thư từ, giấy tờ cá nhân, tài liệu quảng cáo hoặc thiệp mời. Phong bì A5 vừa đảm bảo tính tiện dụng vừa tạo cảm giác tinh tế cho người sử dụng.
Phong bì A6 (bao thư nhỏ)
Phong bì A6 là loại nhỏ gọn nhất trong nhóm tiêu chuẩn, kích thước bì thư thường là 220mm x 120mm hoặc khoảng 190mm x 110mm, nắp gấp 30mm. Phong bì A6 phù hợp để đựng giấy A4 gấp ba, thiệp mời, voucher, card visit hoặc các tài liệu mỏng. Ưu điểm lớn nhất của loại này là nhỏ gọn, tiện lợi và tiết kiệm chi phí, tuy nhiên không phù hợp cho các tài liệu dày hoặc khổ lớn.
Một số kích thước phong bì thông dụng khác
Ngoài các kích thước phong bì thư A4, A5 và A6 thường dùng trong văn phòng, còn có nhiều lựa chọn khác để đáp ứng nhu cầu đa dạng của doanh nghiệp và cá nhân. Các loại phong bì này được thiết kế dựa trên tiêu chuẩn quốc tế ISO, phù hợp với nhiều khổ giấy và mục đích sử dụng khác nhau:
Hệ thống khổ giấy và phong bì theo tiêu chuẩn ISO
Phong bì C6
Phong bì C6 có kích thước 114 x 162 mm, phù hợp để đựng giấy A6 hoặc giấy A4 gấp làm bốn. Loại này thường được sử dụng cho thư từ cá nhân, thiệp mời hoặc các giấy tờ nhỏ gọn.
Phong bì C5
Phong bì C5 với kích thước 162 x 229 mm, tương đương một nửa khổ giấy A4. Đây là loại bao thư phổ biến để chứa thư từ, báo cáo ngắn hoặc tài liệu không quá dày.
Phong bì B5
Kích thước phong bì B5 là 176 x 250 mm, lớn hơn một chút so với C5. Nhờ vậy, loại phong bì này có thể chứa nhiều giấy tờ hơn, thích hợp cho các tài liệu cần sự gọn gàng nhưng vẫn đảm bảo sức chứa.
Phong bì B4
Phong bì B4 có kích thước 250 x 353 mm, lớn hơn A4, thường được sử dụng để đựng hồ sơ, sách nhỏ hoặc tài liệu dày. Với không gian rộng rãi, loại phong bì này phù hợp cho các nhu cầu lưu trữ chuyên nghiệp.
Bảng tổng hợp kích thước phong bì theo tiêu chuẩn quốc tế
| Định dạng | Kích thước (mm) | Thích hợp với giấy khổ |
|---|---|---|
| DL | 110 × 220 | 1/3 A4 |
| C7 | 81 × 114 | 1/3 A5 |
| C6 | 114 × 162 | A6 (1/4 A4) |
| C5 | 162 × 229 | A5 (1/2 A4) |
| C4 | 229 × 324 | A4 |
| B6 | 125 × 176 | C6 |
| B5 | 176 × 250 | C5 |
| B4 | 250 × 353 | C4 |
| C3 | 324 × 458 | A3 |
| E4 | 280 × 400 | B4 |
Lưu ý khi thiết kế và in phong bì
Trong quá trình thiết kế và in phong bì, doanh nghiệp cần chú ý đến nhiều yếu tố để vừa đảm bảo tính thẩm mỹ vừa đáp ứng nhu cầu sử dụng thực tế:
- Bố cục và nội dung trên phong bì: cần thể hiện đầy đủ thông tin như tên công ty, địa chỉ, số điện thoại, email, website và logo thương hiệu. Thiết kế nên giữ sự tối giản, sử dụng không quá ba tông màu chủ đạo để tránh gây rối mắt. Font chữ cần đồng bộ với bộ nhận diện của thương hiệu, ưu tiên sự trang nhã và dễ đọc.
- Chất liệu giấy: phong bì văn phòng thường dùng giấy Offset hoặc Couche để đựng tài liệu, hợp đồng hay hóa đơn. Với các phong bì cao cấp như thiệp mời, thư chúc mừng, nên chọn giấy mỹ thuật như Conqueror, Kishu hoặc Galgo để tạo ấn tượng sang trọng và khác biệt.
- Định lượng giấy: phong bì A5 và A6 thường sử dụng giấy có định lượng 100–120gsm, vừa đủ độ cứng để bảo vệ tài liệu. Với phong bì A4 hoặc kích thước lớn hơn, định lượng thường từ 150–250gsm, thường là giấy Offset, Duplex hoặc Kraft, giúp phong bì chắc chắn và bền hơn khi chứa nhiều giấy tờ.
- Kích thước và gia công: nên ưu tiên các kích thước tiêu chuẩn để tiết kiệm chi phí in ấn và thời gian sản xuất. Nếu chọn phong bì kích thước đặc biệt, doanh nghiệp có thể cần làm khuôn bế riêng, vừa tốn chi phí vừa kéo dài thời gian hoàn thiện.
Lưu ý những thông tin cần có khi thiết kế phong bì
Ứng dụng của phong bì theo từng kích thước
Mỗi loại phong bì với kích thước khác nhau sẽ phù hợp cho những mục đích sử dụng riêng, giúp tối ưu chi phí và mang lại sự tiện lợi trong giao dịch văn phòng.
- Phong bì A4: thường được dùng trong doanh nghiệp để đựng tài liệu khổ A4 như hợp đồng, hồ sơ, báo cáo, catalogue hay brochure. Đây là lựa chọn lý tưởng khi cần giữ nguyên vẹn tài liệu mà không phải gấp giấy.
- Phong bì A5: có kích thước nhỏ gọn hơn, phù hợp để gửi thư từ, lời mời, tài liệu quảng cáo hoặc giấy tờ cá nhân. Do tiết kiệm giấy in và chi phí vận chuyển, phong bì A5 thường được sử dụng nhiều trong các hoạt động truyền thông hoặc thư giao tiếp nội bộ.
- Phong bì A6: được dùng phổ biến để đựng thiệp mời, card visit, voucher hoặc giấy A4 gấp ba. Kích thước nhỏ gọn, dễ mang theo và tiết kiệm chi phí nên loại này thường xuất hiện nhiều trong các chiến dịch marketing, gửi khuyến mãi hoặc thiệp cảm ơn.
- Phong bì C6 và C5: phong bì C6 (114 x 162 mm) phù hợp để đựng giấy A6 hoặc thiệp nhỏ, trong khi phong bì C5 (162 x 229 mm) thường dùng cho tài liệu A5 hoặc giấy A4 gấp đôi. Đây là lựa chọn cân bằng giữa sự nhỏ gọn và khả năng chứa tài liệu.
- Phong bì B5 và B4: phong bì B5 (176 x 250 mm) có thể chứa nhiều giấy tờ hơn A5, thích hợp cho các báo cáo ngắn. Phong bì B4 (250 x 353 mm) lại rộng hơn A4, thường dùng cho hồ sơ, sách nhỏ hoặc tài liệu dày cần lưu giữ nguyên trạng.
Bao thư A5 dùng để đựng thư mời
Nhờ sự đa dạng này, doanh nghiệp có thể linh hoạt chọn lựa kích thước phong bì phù hợp với từng hoàn cảnh, từ giao dịch hành chính, ký kết hợp đồng đến hoạt động marketing và truyền thông thương hiệu.
Việc chọn phong bì đúng kích thước giúp doanh nghiệp tối ưu chi phí, bảo vệ tài liệu nguyên vẹn và nâng cao hình ảnh thương hiệu trong mắt đối tác, khách hàng. Nếu bạn đang tìm đơn vị thiết kế và in phong bì chất lượng, In An Anh sẵn sàng tư vấn giải pháp phù hợp với nhu cầu và ngân sách, mang đến sản phẩm đẹp mắt, chuyên nghiệp và chuẩn nhận diện thương hiệu.
FAQ - Câu hỏi thường gặp về kích thước phong bì
1. Kích thước phong bì chuẩn ở Việt Nam là bao nhiêu?
Ở Việt Nam, phong bì thường tuân theo tiêu chuẩn quốc tế ISO 269, phổ biến nhất là các loại A4 (340 x 250 mm), A5 (230 x 160 mm) và A6 (220 x 120 mm). Ngoài ra còn có các kích thước C4, C5, C6 hay B4, B5 để phù hợp với nhiều loại giấy và mục đích sử dụng khác nhau.
2. Phong bì A4 khác gì so với C4?
Phong bì A4 có kích thước khoảng 340 x 250 mm, trong khi phong bì C4 là 229 x 324 mm. Cả hai đều có thể chứa tài liệu khổ A4 nhưng C4 vừa vặn hơn và ít dư khoảng trống, còn A4 rộng hơn nên có thể linh hoạt hơn khi đựng nhiều loại tài liệu.
3. Nên chọn phong bì nào để đựng tài liệu A4?
Nếu muốn giữ nguyên khổ giấy A4 mà không cần gấp, phong bì C4 hoặc phong bì A4 đều là lựa chọn phù hợp. Trường hợp muốn gấp đôi hoặc gấp ba tờ giấy A4, có thể sử dụng phong bì C5 hoặc DL để tiết kiệm chi phí gửi bưu điện.
4. Phong bì in logo công ty có kích thước khác không?
Phong bì in logo công ty thường vẫn giữ nguyên kích thước tiêu chuẩn (A4, A5, A6, C5, C6…) để đảm bảo sự tiện lợi trong sử dụng. Điểm khác biệt chỉ nằm ở thiết kế như vị trí logo, thông tin liên hệ, màu sắc và họa tiết theo bộ nhận diện thương hiệu.
5. Bao thư in theo yêu cầu có giới hạn kích thước không?
Phong bì có thể được thiết kế theo yêu cầu riêng về kích thước. Tuy nhiên, việc in phong bì ngoài kích thước tiêu chuẩn có thể làm phát sinh thêm chi phí và yêu cầu khuôn bế riêng. Do đó, doanh nghiệp thường ưu tiên chọn kích thước chuẩn để tối ưu chi phí và thuận tiện trong quá trình in ấn.
Tham khảo dịch vụ tại In An Anh:
- In hộp giấy giá tốt, lấy nhanh, theo yêu cầu #1 Hà Nội, TPHCM
- In tem nhãn giá tốt theo yêu cầu, in mọi số lượng 2025
- Kích thước hộp giấy tiêu chuẩn áp dụng cho mọi ngành nghề
- Kích thước tem nhãn dán sản phẩm tiêu chuẩn, phổ b2025
- Kích thước menu tiêu chuẩn và các biến thể thường gặp
- Kích Thước Catalogue tiêu chuẩn: Làm Sao Để Chọn Đúng?
- Kích Thước card visit tiêu chuẩn và các lưu ý khi thiết kế
