Bộ ấn phẩm văn phòng tối thiểu cho doanh nghiệp mới cần ít nhất card visit và phong bì để giao dịch cơ bản, sau đó bổ sung dần tiêu đề thư, hồ sơ năng lực khi bắt đầu làm việc thường xuyên với đối tác. Đây là nhóm ấn phẩm xuất hiện trong hầu hết các buổi gặp gỡ, ký kết hợp đồng, nên cần đồng bộ đúng logo và bộ màu thương hiệu ngay từ ấn phẩm đầu tiên. Trang này tổng hợp 7 loại ấn phẩm văn phòng phổ biến tại in ấn theo yêu cầu tại Hà Nội của In An Anh, giúp bạn chọn đúng loại cần dùng theo từng giai đoạn phát triển của doanh nghiệp.
Bảy loại ấn phẩm dưới đây bao phủ hầu hết nhu cầu giao dịch văn bản của một doanh nghiệp, từ ngày mới thành lập đến khi cần hồ sơ đấu thầu quy mô lớn.
| Loại ấn phẩm | Dùng khi nào |
|---|---|
| Card visit (danh thiếp) | Trao đổi thông tin liên hệ trong buổi gặp gỡ |
| Tiêu đề thư | Soạn văn bản, công văn chính thức |
| Kẹp file | Đựng tài liệu khi gặp đối tác, hội thảo |
| Phong bì | Gửi thư, hồ sơ, hợp đồng |
| Biểu mẫu, hóa đơn | Ghi chép nội bộ, giao dịch mua bán |
| Profile / hồ sơ năng lực | Giới thiệu công ty với đối tác, đấu thầu |
| Sổ, sách | Ghi chép, làm quà tặng đối tác, nhân viên |
Card visit, hay còn gọi là name card, là ấn phẩm nhỏ gọn nhưng thường được khách giữ lại lâu nhất trong bộ ấn phẩm văn phòng. Một tấm card visit tốt cần đủ thông tin liên hệ, đúng mã màu thương hiệu, và chất liệu đủ cứng để không bị cong sau vài lần bỏ ví. Nhiều doanh nghiệp phân vân giữa cách gọi card visit và name card, thực chất đây là hai cách gọi cho cùng một loại ấn phẩm, chỉ khác nhau ở thói quen sử dụng từ theo vùng miền hoặc ngành nghề.
In An Anh nhận in card visit từ số lượng nhỏ cho cá nhân đến số lượng lớn cho cả phòng ban, với các lựa chọn hoàn thiện từ cán mờ cơ bản đến ép kim cho phong cách sang trọng hơn. Xem chi tiết tại In Card Visit.
Tiêu đề thư (letterhead) là mẫu giấy in sẵn logo và thông tin liên hệ ở đầu trang, dùng cho các văn bản chính thức như công văn, thông báo nội bộ hoặc thư gửi đối tác. So với giấy trắng thông thường, tiêu đề thư giúp văn bản trông chính thống và đáng tin cậy hơn ngay từ cái nhìn đầu tiên.
Thiết kế tiêu đề thư cần cân đối giữa phần trang trí và khoảng trắng để soạn nội dung, tránh làm logo hoặc họa tiết chiếm quá nhiều diện tích khiến văn bản trông rối mắt. Xem chi tiết tại In Tiêu Đề Thư.
Kẹp file dùng để đựng tài liệu khi doanh nghiệp gặp đối tác, tham dự hội thảo hoặc trao hồ sơ trong các buổi làm việc chính thức. In logo lên kẹp file giúp thương hiệu xuất hiện tự nhiên suốt buổi gặp, đồng thời giữ tài liệu gọn gàng, chuyên nghiệp hơn so với cầm rời từng tờ giấy.
In An Anh sản xuất kẹp file với nhiều kiểu bìa khác nhau, từ bìa giấy in offset đến bìa nhựa cứng, tùy vào tần suất sử dụng và mức độ trang trọng doanh nghiệp cần thể hiện. Xem chi tiết tại In Kẹp File.
Phong bì công ty dùng để gửi thư, hồ sơ, hợp đồng đến đối tác hoặc cơ quan nhà nước, thường in logo một màu ở góc trái để giữ chi phí thấp mà vẫn đủ nhận diện. Đây là ấn phẩm dùng thường xuyên nên cần đặt số lượng đủ dùng trong thời gian dài để tránh hết hàng giữa lúc cần gấp.
Ngoài phong bì thư thông thường, doanh nghiệp có thể cần thêm phong bì khổ lớn để đựng hồ sơ dày hoặc phong bì có cửa sổ để lộ địa chỉ người nhận, tùy vào mục đích gửi cụ thể. Xem chi tiết tại In Phong Bì.
Biểu mẫu và hóa đơn phục vụ các nhu cầu ghi chép nội bộ và giao dịch mua bán, từ phiếu xuất kho, phiếu thu chi đến hóa đơn bán hàng dùng song song với hóa đơn điện tử. Nhiều doanh nghiệp vẫn cần bản in giấy để lưu trữ hoặc đối chiếu tại chỗ, đặc biệt ở các ngành bán lẻ, kho vận.
In An Anh hỗ trợ in biểu mẫu theo mẫu có sẵn của doanh nghiệp hoặc tư vấn thiết kế mới nếu cần, đảm bảo bố cục rõ ràng, dễ điền tay trong quá trình sử dụng thực tế. Xem chi tiết tại In Biểu Mẫu, Hóa Đơn.
Profile hay hồ sơ năng lực là tài liệu giới thiệu công ty với đối tác, thường được đọc kỹ nhất trước khi hai bên quyết định hợp tác hoặc khi doanh nghiệp tham gia đấu thầu. Trình bày sơ sài dễ khiến đối tác đánh giá thấp năng lực thực tế, dù nội dung chuyên môn không hề kém.
Một hồ sơ năng lực tốt thường chia rõ theo từng mục: giới thiệu, năng lực, dự án tiêu biểu, thông tin liên hệ, đủ khoảng trắng để người đọc không bị ngợp bởi quá nhiều chữ trên một trang. Xem chi tiết tại In Profile.
Sổ, sách in theo yêu cầu phục vụ nhu cầu ghi chép nội bộ hoặc làm quà tặng đối tác, nhân viên vào các dịp cuối năm, sự kiện công ty. Sổ in logo bìa ngoài, có thể kèm theo lịch hoặc thông tin liên hệ ở trang đầu, là món quà tặng vừa thiết thực vừa giữ được hình ảnh thương hiệu lâu dài trong tay người nhận.
Doanh nghiệp có thể chọn sổ bìa da, bìa giấy mỹ thuật hoặc bìa cứng tùy ngân sách và đối tượng tặng, ruột sổ có thể là giấy trơn, giấy kẻ dòng hoặc kẻ ô tùy mục đích sử dụng. Xem chi tiết tại In Sổ, In Sách.
Đặt lẻ từng loại phù hợp khi doanh nghiệp mới thành lập, ngân sách hạn chế và chỉ cần một vài ấn phẩm cơ bản như card visit, phong bì để bắt đầu giao dịch. Cách này linh hoạt, không phải trả tiền cho những ấn phẩm chưa cần ngay, nhưng dễ gặp rủi ro lệch màu nếu sau này đặt thêm ở một xưởng khác không có cùng file thiết kế gốc.
Đặt trọn bộ phù hợp khi doanh nghiệp đã xác định rõ sẽ cần đủ các loại ấn phẩm trong thời gian ngắn, ví dụ chuẩn bị cho một đợt ra mắt hoặc mở rộng quy mô. Làm trọn bộ tại một xưởng giúp mọi ấn phẩm dùng chung một file logo, một mã màu đã chốt, nên khi cần bổ sung thêm ấn phẩm mới sau này, chỉ cần dựa vào file cũ mà không phải thiết kế lại từ đầu.
Nếu doanh nghiệp cần thêm tem nhãn cho sản phẩm đóng gói, xem thêm tại In Tem Nhãn Decal. Nếu cần catalogue giới thiệu sản phẩm, dịch vụ chi tiết hơn, xem thêm tại In Catalogue.
Không, card visit và name card là hai cách gọi cho cùng một loại ấn phẩm, chỉ khác nhau ở thói quen sử dụng từ theo vùng miền hoặc ngành nghề, quy cách in ấn không có gì khác biệt.
Nên bắt đầu từ card visit và phong bì vì đây là hai ấn phẩm dùng ngay cho giao dịch cơ bản, các loại khác như hồ sơ năng lực có thể bổ sung sau khi có nhu cầu làm việc với đối tác lớn hơn.
Số lượng tùy vào tần suất gặp đối tác, thường nên in trước một lượng vừa đủ dùng trong vài tháng, vì hồ sơ năng lực hay cần cập nhật thông tin dự án mới, in quá nhiều một lúc dễ dẫn đến tồn bản cũ.
Nên thiết kế riêng bìa sổ theo bộ nhận diện của doanh nghiệp, ít nhất là in logo và mã màu thương hiệu lên bìa, thay vì dùng mẫu sổ có sẵn không mang dấu ấn riêng nào của công ty.
