Lần đầu tiên đi in hóa đơn, biểu mẫu, các doanh nghiệp không biết cần phải có những nội dung gì trên hóa đơn, biểu mẫu, không biết phải in ấn như thế nào để có được thành phẩm đẹp mắt nhất và quan trọng là cần phải làm các thủ tục giấy tờ gì để in hóa đơn hợp lệ? Hôm nay, các chuyên gia in ấn lâu năm của nhà in An Anh sẽ liệt kê các điều kiện cần và đủ để giúp bạn nắm rõ quy trình in ấn và không mắc những sai lầm ngớ ngẩn khi in hóa đơn, biểu mẫu.
1. Điều kiện cần để in hóa đơn, biểu mẫu theo luật hiện hành
Bạn có biết, các loại hóa đơn mua hàng, mẫu hợp đồng, phiếu xuất nhập kho… đều có giá trị về mặt pháp lý khi doanh nghiệp phát hành trên thị trường. Nhất là đối với các công ty in hóa đơn giá trị gia tăng thì yêu cầu bắt buộc là doanh nghiệp phải được sự chấp thuận của các cơ quan mà công ty bạn đăng ký đóng thuế. Đây là lý do mà các doanh nghiệp muốn đặt in hóa đơn – biểu mẫu lần đầu phải thuộc nằm lòng các điều kiện quan trọng sau:
Điều kiện bắt buộc khi in biểu mẫu, hóa đơn bán lẻ:
Nhìn chung, các loại biểu mẫu như hợp đồng, phiếu xuất nhập kho, phiếu thu – chi hoặc hóa đơn bản lẻ đều là giấy tờ thỏa thuận giữa bên mua và bên bán. Các giấy tờ này không liên quan đến bên thứ 3 nên không cần yêu cầu quá khắt khe về khâu in ấn.Trong quá trình in biểu mẫu, bạn chỉ cần đưa các thông tin quan trọng về đơn vị xuất hàng, bán hàng, các mục chữ ký xác nhận thỏa thuận giữa 2 bên là đủ.
Điều kiện bắt buộc khi in hóa đơn giá trị gia tăng
Như chúng tôi đã nói, bạn muốn in ấn phát hành hóa đơn giá trị gia tăng cho công ty thì phải có sự đồng ý của chi cục thuế. Theo quy định tại điều 6 Thông Tư 51/2010/NĐ-CP ngày 14 tháng 5 năm 2010 và Nghị Định số 04/2014/NĐ-CP ngày 17 tháng 01 năm 2014 của chính phủ thì điều kiện bắt buộc để doanh nghiệp có thể tự in hóa đơn là “Doanh nghiệp, Ngân hàng có mức vốn điều lệ từ 15 tỷ đồng trở lên tính theo số vốn đã thực góp đến thời điểm thông báo phát hành hóa đơn…”. Điều này có nghĩa là các doanh nghiệp phải có vốn điều lệ trên 15 tỉ đồng việc tự in hóa đơn giá trị gia tăng (hay hóa đơn đỏ) mới hợp lệ.
Trong trường hợp nếu doanh nghiệp của bạn có vốn điều lệ dưới 15 tỷ đồng và muốn tự in ấn hóa đơn đỏ thì phải xuất trình được hóa đơn mua các tài sản cố định như: máy móc sản xuất, công cụ hỗ trợ vận hành doanh nghiệp… có giá trị trên 1 tỷ đồng mới đủ điều kiện cấp phép tự in ấn hóa đơn đỏ.
Đối với các doanh nghiệp bị cơ quan thuế liệt vào danh sách dễ trốn thuế thì các cơ quan thuế yêu cầu doanh nghiệp bắt buộc sử dụng phần mềm tự động do cơ quan thuế cung cấp để dễ dàng kiểm soát dữ liệu hóa đơn mà doanh nghiệp tự in.
Tóm lại, muốn tự in ấn hóa đơn giá trị gia tăng cho công ty, bạn cần phải:
- Làm hồ sơ gồm các giấy tờ chứng minh vốn điều lệ, hóa đơn kê khai tài sản và đơn đề nghị tự phát hành hóa đơn tới chi cục thuế mà bạn đăng kí đóng thuế. Khi có giấy chứng nhận của chi cục thuế, bạn mới có thể gửi qua nhà in tiến hành in ấn hóa đơn.
- Xuất trình chứng minh nhân dân của giám đốc công ty, bản phô tô công chứng giấy phép hoạt động và giấy chứng nhận in hóa đơn của chi cục thuế cho nhà in để làm hợp đồng in hóa đơn. Nếu chủ doanh nghiệp không trực tiếp đi in hóa đơn thì phải có giấy ủy quyền cho nhân viên của mình. Trong trường hợp doanh nghiệp không cung cấp đủ giấy tờ, nhà in sẽ không được phép in hóa đơn để tránh tình trạng in hóa đơn giả, hóa đơn lậu và tiếp tay cho các đơn vị kinh doanh trái phép.
2. Điều kiện đủ để in hóa đơn, biểu mẫu cho công ty
Ngoài việc đảm bảo tính pháp lý khi in hóa đơn – biểu mẫu, doanh nghiệp phải tìm cách thể hiện tốt nhất tinh thần cũng như những giá trị cốt lõi của “đứa con tinh thần” mà mình dày công gây dựng. Muốn có được điều này thì bạn cần phải chú ý cả khâu thiết kế lẫn quá trình in hóa đơn – biểu mẫu:
- Thiết kế hóa đơn biểu mẫu mang đậm màu sắc của doanh nghiệp: Ngoài các yếu tố về mặt nội dung như logo, tên công ty, địa chỉ,…, trong khâu thiết kế, bạn chú ý sử dụng các màu sắc và biểu tượng gắn liền với doanh nghiệp của mình vào trong biểu mẫu
– hóa đơn. Cách này sẽ giúp bạn dễ dàng ghim sâu hình ảnh công ty trong mắt khách hàng và giúp tăng nhận diện thương hiệu đáng kể.
- In biểu mẫu hóa đơn trên các chất liệu giấy chuyên dụng như giấy cacbonless để dễ dàng sao lưu nội dung.
- Lựa chọn các phương pháp in ấn cho hình ảnh sắc sảo và tinh tế như in nhanh kỹ thuật số. Đừng quên yêu cầu nhà in áp dụng kỹ thuật in liên tiếp để kiểm soát số lượng đơn hàng đã bán, số lượng hợp đồng đã làm và số lượng đơn hàng đã xuất – nhập…
Bạn thấy đó, việc in ấn và phát hành hóa đơn, biểu mẫu luôn có những điều kiện ràng buộc về mặt luật pháp. Vậy nên bạn cần phải nắm rõ luật để in ấn hóa đơn cho đúng, tránh gặp phải những phiền toái về sau. Cần tư vấn gì thêm về điều kiện cần và đủ khi in ấn hóa đơn – biểu mẫu, quý khách hàng hãy gọi 0934 510 662 - 0963 223 884 để được giải đáp nhé!
