Để tránh các sai sót không mong muốn khi nhận thành phẩm bản in phong bì thư cho công ty hoặc phong bì thư đựng thiệp cưới, quý khách hàng cần đặc biệt lưu ý những vấn đề vô cùng quan trọng sau:
1. Bàn giao đầy đủ file mềm thiết kế và các font chữ sử dụng trong thiết kế phong bì thư
Thường thì một số doanh nghiệp hoặc cá nhân khi in ấn phong bì thư luôn có thói quen xuất file JPG và chỉ chép thêm file gốc thiết kế mà quên hẳn bàn giao lại hệ thống font chữ đã sử dụng trong thiết kế phong thư. Trong trường hợp nếu máy chủ của nhà in chưa update kịp font chữ mà bạn sử dụng thì bản in của bạn rất dễ bị lỗi font.
Chia sẻ về sự cố này, chị Huyền Thy – nhân viên marketing của một doanh nghiệp tại Quận Hai Bà Trưng cho biết: Lần đầu in phong bì thư cho công ty, mình nghĩ đơn giản là chỉ cần file gốc là có thể in nên không yêu cầu thiết kế gửi kèm file font chữ. Không ngờ đến nơi máy chủ của nhà in không cài sẵn font chữ slogan bên công ty mình . Cuối cùng mình đành phải nhờ anh thiết kế đi nghỉ mát về gửi lại font chữ mới đi in được.
In phong bì thư cho công ty
Đứng trên góc nhìn của một kỹ thuật viên in ấn lâu năm thì nhiều người không biết phải “cười hay mếu” với khách hàng vì sự cố lỗi font này. “Có lần, khi nhìn thiết kế phong thư “nát bét” do lỗi font chữ, khách hàng đã làm ầm lên là bên mình làm việc không chuyên nghiệp. Mình đã cố gắng giải thích để khách hàng hiểu là do font chữ họ sử dụng quá đặc biệt, bên mình chưa cập nhật kịp. Mình cũng đã lịch sự nhờ khách hàng liên hệ lại với thiết kế bên họ để xin lại bộ font nhưng khách hàng vẫn không chịu và cho rằng mình đã làm hỏng thiết kế phong bì thư của họ. Cuối cùng thì đến khi thiết kế bên họ vào cuộc thì “nỗi oan” của mình mới được hóa giải” – anh Mạnh Hưng – một kỹ thuật viên in ấn 10 năm kinh nghiệm cho hay.
2. Lựa chọn chất liệu phong thư phù hợp với mục đích sử dụng
Bên cạnh kỹ thuật in ấn sắc nét, màu mực lên đều, rõ ràng thì việc lựa chọn loại giấy để in ấn phong bì thư là vô cùng quan trọng. Bởi chất liệu giấy sẽ làm bật nên đẳng cấp của người gửi. Vậy làm thế nào để lựa chọn được loại giấy in ấn phong thư chất lượng cao và hợp hoàn cảnh? Theo các chuyên viên in ấn thì một chiếc phong thư thể hiện được trọn vẹn giá trị của người gửi thì bạn phải biết rõ mục đích sử dụng của nó là gì?
- In phong thư để gửi tài liệu và hợp đồng trong công ty:
Thường thì các loại giấy như giấy in offset, giấy fort được các doanh nghiệp sử dụng nhiều hơn cả. Đặc điểm của các loại giấy này là trắng mượt ở cả mặt trước và mặt sau, dễ bắt mực in và khả năng lên màu mực cực kì chuẩn xác. Tốt nhất là ban nên chọn giấy Fort với định lượng là 100 gsm hoặc 120 gsm để đảm bảo độ dày vừa đủ của phong bì thư, giúp bảo toàn tuyệt đối các thông tin tuyệt mật chứa đựng trong đó.
In phong thư cho công ty
- In phong thư đựng thiệp cưới:
Đây là loại phong thư yêu cầu rất cao về mặt thẩm mỹ và đặc biệt là phải hài hòa về mặt phong thủy. Bởi đơn giản là phong thư đựng thiệp cưới chỉ được sử dụng một lần duy nhất trong đời và chúng có ý nghĩa quan trọng trong ngày trọng đại. Do đó, chất liệu giấy in phong thư thiệp cưới phải là giấy cao cấp như giấy Econo và giấy Briston màu đỏ, hồng, vàng (mang ý nghĩa may mắn) với định lượng từ 150 gsm đến 180 gsm. Ưu điểm của loại giấy này là mịn, bóng và cho chất lượng hình ảnh in ấn sắc nét, sang trọng.
3. Thỏa thuận và ký kết hợp đồng in ấn rõ ràng để đảm bảo quyền lợi cho mình
Ngay sau khi báo giá, tư vấn và lựa chọn dịch vụ in ấn phong bì thư phù hợp, quý khách hàng nên hỏi rõ nhà in về các cam kết, thỏa thuận hợp đồng in ấn. Trong hợp đồng này, bạn chú ý vào các quyền lợi của mình như sau:
Cam kết chất liệu giấy in mà bạn đã lựa chọn
Sau khi lựa chọn được loại giấy in phong thư ở mục 2, bạn yêu cầu nhà in ghi rõ loại giấy sử dụng in phong thư là giấy gì, định lượng bao nhiêu. Điều này không chỉ có ý nghĩa để đối chiếu khi bạn nhận hàng mà chúng còn quyết định đến khả năng bắt màu mực in và cả độ dày mỏng, phong thư bền bỉ hay kém chất lượng khi sử dụng nữa.
Cam kết số lượng và già thành phong thư cần in
Con số chính xác này sẽ giúp bạn đối chiếu với số lượng khi nhận thành phẩm từ nhà in, tránh trường hợp nhà in bàn giao thiếu và nhà in tính thêm các khoản phụ thu không có trong thỏa thuận hợp đồng.
Cam kết về kỹ thuật in ấn và gia công phong thư
- Đối với các doanh nghiệp vừa và nhỏ thì in ấn phong thư bằng công nghệ in nhanh kỹ thuật số là một lựa chọn tuyệt vời. Mực in được phun trực tiếp lên bề mặt phong thư, đảm bảo cho màu sắc phong thư sống động, bắt mắt. Đặc biệt, kỹ thuật in nhanh kỹ thuật số còn giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian in ấn tối đa.
- Bên cạnh in ấn thì bạn cần chú trọng vào các điều khoản thuộc về gia công phong bì thư như: cắt bế, ráp nối và tra keo phong bì thư, đảm bảo thành phẩm chắc chắn và bền bỉ.
Cam kết các chương trình hậu mãi
Bạn chú ý nắm rõ phần chi phí vận chuyển, các chương trình khuyến mãi ưu đãi mà nhà in tặng kèm. Điều này sẽ giúp bạn luôn chủ động đảm bảo quyền và lợi ích hợp pháp của chính mình.
Mong rằng một số kiến thức của đội ngũ kỹ thuật viên công ty An Anh đã giúp bạn nắm rõ các thông tin cần thiết khi in ấn phong bì thư. Từ đó luôn chủ động trong việc in ấn. Nếu còn điều gì thắc mắc về kỹ thuật in ấn phong bì thư, bạn có thể liên hệ 0934 510 662 - 0963 223 884 - 0967 10 70 75 gặp trực tiếp kỹ thuật viên In An Anh để được tư vấn thêm nhé!
