Mặc dù chỉ là một công cụ để kẹp các tài liệu công ty nhưng in kẹp tài liệu lại đóng vai trò quan trọng trong bộ nhận diện thương hiệu. Kẹp file nhấn mạnh tôn chỉ mục đích của doanh nghiệp và khắc sâu hình ảnh công ty vào tâm trí các nhân viên. Đặc biệt, in kẹp tài liệu đẹp sử dụng khi trao đổi tài liệu với khách hàng sẽ thể hiện tốt sự chuyên nghiệp của công ty. Tuy nhiên, trong quá trình thiết kế và in ấn kẹp file nhanh, các doanh nghiệp vấp phải một số lỗi sai cơ bản khiến cho giá trị thương hiệu bị ảnh hưởng. Vậy đó là những sai lầm nào?
1. Quá tham thông tin khi thiết kế và in ấn kẹp file
Theo ghi nhận của các chuyên viên in ấn lâu năm làm việc tại nhà In An Anh, đa số các doanh nghiệp thiết kế in ấn kẹp file thường khá “tham” thông tin đưa vào kẹp file. Nhiều doanh nghiệp viết hẳn mục tiêu, tôn chỉ với những dòng chữ dài ngoằng in ở trang bìa kẹp file và hi vọng rằng điều này có thể giúp họ đạt được mục đích phô trương thanh thế và cố gắng tỏ ra chuyên nghiệp. Tuy nhiên, đây không phải là một “nước cờ thông minh”.
Nên đầu tư nội dung ngắn gọn, súc tích khi in kẹp tài liệu
Thực tế, rất hiếm người soi xét kỹ càng, đọc và nghiền ngẫm những nội dung bạn viết trong kẹp file mà họ chỉ lướt qua và chú ý vào những nội dung cốt lõi. Và việc hình ảnh công ty trong mắt khách hàng như thế nào, chuyên nghiệp hay không, thái độ làm việc ok không,… đều do cách bạn thể hiện thông tin súc tích, ngắn gọn chứ không phải là nội dung bạn càng dài chứng tỏ bạn uy tín. Như vậy những gì bạn cố gắng diễn giải dài dòng không tiếp cận được khách hàng và vô tình, bạn lại trở thành những kẻ lắm lời, ba hoa.
Vậy câu hỏi đặt ra là: nên đặt những thông tin nào để in kẹp tài liệu giúp doanh nghiệp có những bản in chất lượng tốt nhất và chuyên nghiệp nhất?
+ Lựa chọn một hình ảnh đắt giá nhất về công ty. Bạn có thể lấy sản phẩm hoặc một hình ảnh mang tính biểu tượng để làm ảnh đại diện cho kẹp file.
+ Chèn logo và tên đầy đủ + địa chỉ liên hệ và hotline của công ty để khách hàng có cơ sở nhận diện bạn là ai.
+ Chèn thêm câu slogan là kim chỉ nam cho hoạt động của cả doanh nghiệp.
+ Rút gọn các thông tin đắt giá nhất để in mặt trong của kẹp file, chú ý đầu tư vào chiều sâu của ý tứ chứ không phải là chiều dài của những đoạn văn lê thê.
Như vậy, bạn chỉ cần có 3 thông tin này là đã đủ hoàn thiện nội dung in ấn kẹp file đẹp giúp nâng cao hình ảnh chuyên nghiệp của bạn trong mắt khách hàng rồi.
2. Quá cầu kì trong việc lựa chọn hình dáng thiết kế in kẹp tài liệu
Đây là một sai lầm “kinh điển” mà nhiều doanh nghiệp gặp phải. Bạn nghĩ rằng hình dáng kẹp file càng cầu kì uốn lượn, cắt bế tinh vi thì càng đẹp và thể hiện được sự chỉn chu, tỉ mỉ nhưng trong mắt khách hàng và nhân viên công ty thì lại không phải. Yêu cầu quan trọng nhất khi in kẹp tài liệu đó là chúng vừa đảm bảo chức năng cố định được các tài liệu quan trọng, vừa có thể bảo mật được nội dung bên trong. Vậy nên các loại kẹp file dạng khoét sâu bìa bên ngoài và để lộ nội dung bên trong không được đánh giá cao.
Chỉ nên cắt bế kẹp file với các hình dáng uốn lượn ở mặt trong
Lúc này, giải pháp tốt nhất mà các chuyên viên in ấn An Anh muốn gửi tới bạn đó là không nên phá vỡ cấu trúc kẹp file truyền thống. Bạn nên giữ form kẹp file bình thường để đảm bảo kẹp file giữ được tính chuyên nghiệp. Trong trường hợp bạn muốn tạo điểm nhấn cho kẹp file thì chỉ nên tạo những phần viền đơn giản và tinh tế ở bên trong hoặc tạo đường viền bằng mực in ở bìa ngoài mà thôi.
3. Chọn sai chất liệu in kẹp tài liệu làm cho kẹp file trông rẻ tiền, kém sang
Một số doanh nghiệp cho rằng kẹp file chỉ là “cái vỏ” bên ngoài đựng tài liệu nên không nhất thiết phải đầu tư công phu về mặt in ấn. Do đó, để tiết kiệm chi phí in kẹp tài liệu, các doanh nghiệp đã lựa chọn những chất liệu rẻ tiền, giấy mỏng dính, dễ nhăn nhúm khi vận chuyển và dễ rách khi sử dụng. Điều này vô tình làm giảm hình tượng doanh nghiệp.
Bản thân kẹp file được ví như là một lớp bảo vệ và giữ cố định các tài liệu bên trong. Chính vì thế, khi in ấn kẹp tài liệu, doanh nghiệp cần chú ý lựa chọn các loại giấy tốt, form giấy cứng chắc, không bị bay màu mực. Đặc biệt, bạn cần chú trọng đầu tư giấy hạn chế thấm nước để giữ cho tài liệu bên trong không bị mờ nhòe… Và một trong những loại giấy in kẹp tài liệu đẹp nhất, bóng bẩy nhất, sang trọng và tinh tế nhất mà nhiều doanh nghiệp nên ưu tiên đầu tư sử dụng đó là giấy couche matt hoặc bristol vì chúng có nhiều ưu điểm tuyệt vời:
- Khả năng ăn mực in của giấy couche, bristol cực kì tốt, giúp mực bám dính dễ dàng và lên màu chuẩn xác. Đặc biệt, loại giấy này phù hợp với nhiều phương pháp in khác nhau như in offset, in nhanh kỹ thuật số đều cho bản in đẹp hoàn hảo.
- Giấy in có nhiều định lượng khác nhau từ 100-300 gsm cho bạn lựa chọn. Tốt nhất là bạn nên lựa chọn giấy khoảng từ 170 gsm là đã có độ dày in kẹp tài liệu hợp lý, không quá dày và cũng không quá mỏng.
- Giấy couche matt, bristol có độ bền tốt, dai và giữ màu không phai theo thời gian.
Doanh nghiệp thấy đó, việc in ấn kẹp file không hề khó khăn. Chỉ cần bạn chú ý những vấn đề trên để tránh phạm phải những sai lầm đáng tiếc kể trên là hoàn toàn có được những thành phẩm kẹp file sắc nét, chuyên nghiệp và góp phần nâng tầm thương hiệu. Nếu quý khách hàng còn vấn đề nào chưa rõ hoặc cần tư vấn gì thêm, hãy gọi 0934 510 662 - 0963 223 884 để được tư vấn trực tiếp nhé!
